Как повернуть разговор с проверяющим в свою сторону?!

В прошлой публикации мы говорили о том, как воспитать в себе уверенное поведение. Надеюсь, что воспитали))) Теперь подходим к самому интересному…Что у нас на горячее? Разговор с проверяющим!!! 😉

Но ничего, мы справимся! Прямо сейчас разберем конкретные примеры претензий, которые чаще всего предъявляют проверяющие бухгалтерам и классические ошибки последних при налоговой проверке.

1. Не извиняйтесь за все подряд! 

Разговаривайте спокойно и доброжелательно, улыбайтесь, смотрите сначала в глаза проверяющему и только потом в бумаги. Не употребляйте слова в уменьшительно-ласкательной форме. Поверьте, это унижает вас в глазах чиновника!!! Не говорите — «вот документики», «минуточку, сейчас сбегаю». Не следует подчеркивать задавленность своего положения!!! Вы сотрудник, он-проверяющий. И он не должен думать, что Вас можно дергать в любой момент и по любому поводу. Его работа-Вас проверять, Ваша работать-предоставить необходимую информацию. И всего лишь! Говорите как профессионал, тогда и проверяющий будет разговаривать уважительно с Вами! Например, «Подождите, пожалуйста, 10 минут и я подберу все необходимые документы». И так Вы убьете двух зайцев одновременно! С одной стороны продемонстрируете уважение к проверяющему и его работе, а с другой — установите САМИ дистанцию и правила общения.

бои без правил

2. Не давайте ложных обещаний!

Если Вы сказали, что через 10 минут предоставите необходимые документы — то сделайте это. Если не уверены, что таковые имеются или просто Вы не сможете их прямо сейчас дать — оговаривайте сразу. Спокойно объясните — «Сейчас это займет время. Чтобы Вас не задерживать, я к завтрашнему дню подготовлю эту информацию». Например, вас попросили к обеду предоставить счета-фактуры за прошедший год, но оказалось, что часть из них хранится в соседнем здании и перенести их сейчас будет невозможно. Предупредите об этом. Ни в коем случае, не нужно ничего сочинять. Поскольку проверяющий может пойти и проверить Вашу информацию. Просто оговорите новый срок.

3. Не спорьте с инспектором!

Если Вам это пришло в голову — знайте, это самая плохая идея))) На критику реагируйте спокойно, внимательно и даже доброжелательно. Я всегда пытаюсь принять такой текст как добрый совет. Чего и Вам желаю!!! Даже если он кричит и ругается — согласитесь с ним!!! Скажите — действительно, напрасно мы не обращали внимания на эту проблему. И гнев пройдет. Он недоволен, Вы тоже недовольны. Да Вы — единомышленники!!! Спорить то не о чем!!!

не надо орать)

4. Сделайте «парафраз».

Это техника разговора, когда Вы переделываете услышанную фразу в более понятную для Вас. Если проверяющий говорит витиевато или сбивчиво, просто перефразируйте его слова. Задайте уточняющие вопросы и спросите : «Правильно ли я Вас понял, что Вы это имели ввиду?» Эта техника помогает понять чего на самом деле от Вас хотят. Не стоит молчать и бояться выглядеть глупо. Если через час общения выясниться, что Вы ничего не поняли)))) Поверьте!!! именно это взорвет вулкан недовольства!!! Например, инспектор говорит Вам: «расходы на доставку товара подтверждают как транспортная накладная, так и товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т». В итоге — непонятно. Нужны обе накладные или достаточно одной???. Формулируем парафраз! «Я правильно понимаю, что достаточно лишь одной транспортной накладной?». Вы уточнили вопрос и выиграли время,чтоб переварить информацию.

Допустим, проверяющий из ФСС говорит Вам, что на заявлении о возврате переплаты по страховым взносам «на травматизм» должна быть подпись главного бухгалтера. А на Вашем стоит подпись генерального директора. И как это понимать? Уточняем и тянем время. Спрашиваем: «Вы хотите сказать, что помимо подписи генерального директора нужна еще подпись главного бухгалтера?» В это время можно подумать подавать ли новое заявление с подписью главбуха или настаивать на достаточности подписи гендиректора. А дальше ситуацию уже разыгрываете ВЫ!!! Если ревизор утверждает, что недостаточно — сообщаете, что можно подготовить новое, но только к завтрашнему дню. Таким образом перед выбором становится ОН, а не Вы. Либо он соглашается на этот документ, либо ждет…

5. Не раздражайтесь в ответ!!!

Если Вы уже поняли, что ревизора охватило раздражение и злость, он кричит, ругается, не дает слова вставить…Можно уйти и хлопнуть дверью. (P.S.: я сама люблю так делать, но это не выход))). Просто сразу анализируем результат от такого действия. Ноль. Вот результат. Поэтому, мой совет — выслушать его до конца. Разумеется это непросто, но мы это время делаем два дела: 1) понимаем, что он в состоянии раздражения и 2) думаем, что он хочет этим сказать. Пытаемся уловить суть его монолога. Реальные претензии, реальные факты ошибок. А фразы типа «я не понимаю, как Вы тут вообще работаете» и другие в этом роде пропускаем мимо ушей. И спокойно готовим конструктивный ответ на претензии.

вешаюсь.

6. Отличайте суждения от фактов!

Тут идем по конкретным примерам!!! Это самая интересная часть. Мы все очень болезненно реагируем на суждения, на факты зачастую спокойно, т. к. их не оспоришь!! Поехали! «Вы постоянно сдаете декларации с опозданием» — говорит Вам проверяющий. Это суждение. Вы считаете по другому, что совсем и не часто. А на самом то деле как? По факту — 2 раза в год. И для каждого это субъективно! Для инспектора — часто, для Вас — в пределах погрешности. Если Вы научитесь отличать суждения от фактов и оперировать последними — карты в Ваших руках!!!

Еще пример. «Налоговые инспекторы в ходе проверки допустили несколько ошибок». Это суждение. Потому что несколько — это сколько? Несколько может быть 8 или 3… разница все же большая. И кстати, непонятно ошибки ли это были, Вы же не сказали ничего конкретно. А вот если Вы скажете, оперируя фактами — крыть будет нечем. «Согласно пункту 14 статьи 101 НК РФ налоговый орган не приложил к акту копии 10 документов, полученных от контрагентов в ходе выездной налоговой проверки» — это будет уже факт.

яблочко

В итоге предложите проверяющему решение проблемы на Ваш взгляд. Пусть оно будет неполным, локальным или временным — не важно. Проявите равную заинтересованность в решении трудностей. Любое решение будет лучше, чем открытый незавершенный конфликт или повисший в воздухе вопрос. Настройте инспектора на позитив и расслабьте дружелюбной, но вполне деловой фразой: «Давайте я сейчас налью Вам чаю, а сам (а) тем временем посмотрю документы, которые Вам нужны». Вы его расслабите и дадите понять, что Вы его требования исполняете.

Удачи в Вашей нелегкой работе, дорогие бухгалтеры и руководители!

С уважением, Ваш «Партнер Софт», менеджер по продажам 1С Архиреева Юлия.

1 комментарий
  1. Елена 8 лет назад

    Прекрасные советы! Сама интуитивно не раз ими пользовалась. А теперь в вашей публикации убедилась, что делала все правильно. Но это пост очень хорош, как шпаргалка перед налоговой проверкой. Лучше подстраховаться и еще раз изучить данные методы общения с проверяющими. Спасибо за великолепную публикацию!

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Введите данные:

Forgot your details?